Gerenciamento de projetos: o que é e como fazer?

Em palavras bastante simples, podemos dizer que gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, técnicas, ferramentas e habilidades a fim de organizar e executar um projeto.

Se a gente for separar o conceito em duas definições, temos o termo gerenciamento e a palavra projeto. Gerenciamento é a atividade que inclui planejamento, organização, direção e controle, com vistas a um determinado objetivo.

E o que é um projeto?

Projeto é a expressão-chave aqui. Porque um projeto não é um processo perene ou perpétuo. Ao contrário, projeto é um conjunto de tarefas relacionadas a serem executadas dentro de um certo período de tempo, sob determinados custos e recursos.

Trata-se de uma corrida com uma linha de partida e uma linha de chegada muito bem estabelecidas. Porque um projeto apresenta uma meta muito clara a ser alcançada, que costuma ser um produto, serviço ou resultado específico dentro de uma organização.

Quando voltamos ao conceito gerenciamento de projetos, portanto, o que o diferencia de apenas “gerenciamento” é justamente essa característica temporária, com escopo, equipe, prazos e orçamentos bem definidos; diferente da gestão somente, que pode envolver um processo recorrente e perpétuo.

Pode-se dizer, então, que o gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, técnicas, ferramentas e habilidades a fim de alcançar um objetivo específico dentro de alguns parâmetros predeterminados.

Por isso mesmo, o gerente de projetos precisa de uma ampla gama de habilidades, as quais incluem conhecimento e experiência técnica, aptidão com gestão de pessoas e consciência aprofundada sobre a temática em que está inserido.

Principais elementos do gerenciamento de processos

Segundo o PMI (Project Management Institute, ou Instituto de Gerenciamento de Projeto, em tradução livre), os processos de gerenciamento de projetos se dividem em cinco grande etapas:

1. Introdução: é basicamente a fase em que a organização fará uma pesquisa e um diagnóstico para determinar a necessidade e validade do projeto. Esse primeiro momento também servirá para definir algumas metas e pré-requisitos que guiarão o projeto.
2. Planejamento: este passo exige foco e é crítico ao definir o que se busca alcançar com o projeto, em termos de resultados, produto, mudanças etc.
   É também quando se define quem serão as pessoas envolvidas e como a equipe irá trabalhar, levando em conta os prazos estimados e recursos disponíveis.
3. Execução: após planejado, é hora de pôr em prática. Trata-se de um período que envolve colaboração, criação, revisão e iteração. As equipes precisam desenvolver o trabalho, aceitar feedback dos líderes e concluir as entregas acordadas.
   Costuma ser uma fase com muitas tentativas, mudanças, atrasos e às vezes até disputas. Por esse motivo, é normalmente o momento em que o gerente de projetos precisa ser mais ativo.
4. Monitoramento e Controle: com o andamento do projeto, faz-se necessário verificar se ele está indo bem em relação a seus objetivos. Costumam ser executados testes que revelarão o que está ou não funcionando para os usuários e partes interessadas.
   Em cima dos dados encontrados, pode ser preciso mudar o escopo ou desenvolver algo novo. Caso os dados confirmem os prognósticos e estimativas, então basta seguir conforme o planejado.
5. Encerramento: não existe uma maneira certa ou errada de implantar um processo. O mais importante é que o projeto corresponda às necessidades da organização e à equipe disponível.  
   Tendo alcançado os resultados esperados, é hora de concluir, relatando às partes interessadas tudo o que foi executado e, inclusive, se houve alguma meta que não pode ser atingida e por quê.

Pode-se resumir que os principais elementos do gerenciamento de processos são, portanto:

• Definir a necessidade do projeto (por que ele será executado);
• Determinar os pré-requisitos do projeto;
• Estimar recursos e prazos;
• Desenvolver um plano de gestão para o projeto;
• Liderar e motivar a equipe envolvida;
• Gerenciar riscos e tomar decisões sobre mudanças de escopo;
• Monitorar o progresso comparando plano X execução;
• Gerenciar o orçamento do projeto;
• Manter comunicação com o contratante;
• Gerenciar fornecedores;
• Encerrar o projeto no momento oportuno.

Em que se aplica o gerenciamento de projetos?

Como vimos anteriormente, um projeto é um conjunto de tarefas em torno de um objetivo, com prazo e recursos delimitados. Isso significa que nos deparamos com projetos todos os dias em nossa vida, nos negócios ou em casa.

Desde planejar um jantar ou uma viagem de férias até entregar um software ou um edifício, tudo são projetos – em maior ou menor escala. E todos exigem um certo nível de gerenciamento.

Especialmente sempre que houver uma equipe trabalhando em conjunto em prol de algum objetivo, o gerenciamento de projeto será fundamental. Por isso mesmo, ele se faz necessário em praticamente todas as indústrias e negócios, tais como:

• Transporte, logística e infraestrutura
• TI e segurança da informação
• Programação e desenvolvimento de software
• Construção civil
• Produção e manufatura
• Abertura de negócios
• Organização de eventos
• Finanças
• Marketing e vendas
• Direito
• Consultoria empresarial

Qual a importância do gerenciamento de projetos para a consultoria empresarial?

O objetivo final do gerenciamento de projetos é entregar um produto ou implementar um processo que promova alguma mudança para o benefício da organização que optou por iniciar o projeto.

E este é, em essência, o propósito de toda consultoria empresarial. Projetos que requerem gerenciamento formal são aqueles que:

• produzem algo novo ou uma grande mudança, seja tangível ou não;
• têm um início e um fim definidos;
• são complexos em termos de trabalho ou equipes envolvidas;
• asseguram uso eficiente dos recursos disponíveis
• exigem a gestão de riscos;
• demandam gestão de conflitos e comunicação.

Os projetos de consultoria empresarial são separados das atividades típicas das organizações. A consultoria é acionada quando uma empresa ou instituição deseja encontrar uma solução “fora de casa”, dentro de um orçamento e prazo acordados.

Esses projetos exigirão que uma determinada equipe de pessoas se reúna temporariamente para focar em alguns objetivos específicos. E esses objetivos podem ser expressos em termos de resultados, benefícios ou metas estratégicas a serem atingidos.

Como fazer gerenciamento de projetos?

Conforme o PMBOK, o conhecimento de gerenciamento de projetos baseia-se em dez áreas. Vamos entender uma a uma.

Gerenciamento da Integração do Projeto

O gerenciamento da integração do projeto serve para organizar vários processos concomitantes, já que há diversas equipes trabalhando com diferentes atividades, às vezes aplicando métodos distintos, tudo ao mesmo tempo, e o gerente de projeto precisa se certificar de que tudo esteja coordenado.

Sem o alinhamento apropriado de todo e cada processo, o projeto pode atrasar, ficar menos produtivo e até mesmo não alcançar os resultados esperados.

O gerenciamento de integração vem para evitar problemas e garantir harmonia. Isso envolve resolver os conflitos e propor acordos entre as equipes, a fim de identificar, combinar e unificar todos os processos em prol de um mesmo objetivo.

Para isso, o gerente de projetos precisa desenvolver um plano, que será uma espécie de roteiro a ser seguido por todas as partes envolvidas. Esse plano é aprovado pelo contratante e monitorado constantemente. Os 7 grupos de processos do gerenciamento de integração são:

• Elaboração do Termo de Abertura do Projeto (TAP);
• Desenvolvimento do Plano de Gerenciamento do Projeto;
• Orientação e gerenciamento do trabalho;
• Gestão do conhecimento do projeto;
• Monitoramento do trabalho realizado;
• Controle integrado das mudanças;
• Encerramento de etapas ou do projeto.

Uma vez que o projeto tenha começado, é necessário monitorar, analisar e reportar todo o seu andamento, para ter controle das mudanças e problemas que possam vir a ocorrer.

É importante contar com uma ferramenta que permita ao gerente de integração consolidar o alinhamento na gestão de um ou mais projetos ao mesmo tempo, como um gráfico de Gantt, por exemplo:

O gerenciamento da integração precisa incluir uma revisão de todos os vários processos, com informações apuradas sobre a taxa de sucesso de cada um. É essencial que tudo esteja documentado e arquivado para futuras decisões sobre implementações.

Gerenciamento de Escopo do Projeto

Escopo é explicar no que consiste o projeto e quais os resultados esperados com aquele trabalho. Dependendo do tipo de projeto, o escopo pode ser descrito em algumas frases ou até em uma lista de tarefas com marcadores.

Um dos objetivos do gerenciamento de escopo é reduzir os riscos envolvidos no processo. Para isso, o escopo será validado regularmente, junto ao contratante, demonstrando as entregas realizadas. Isso também serve para promover mudanças no projeto, sempre que for necessário.

É importante que o escopo fique claro por meio desta lista de entregas. Normalmente o escopo é representado visualmente pela Estrutura Analítica do Projeto (EAP):

Gerenciamento de Tempo do Projeto

Gerenciamento de tempo envolve tudo o que pode manter a execução do projeto dentro do cronograma ou atrasá-lo, isto é, prazos, entregas, recursos e até mesmo riscos. É um planejamento que ditará o que deve ser feito, quando, por quem e com que recursos disponíveis.

Portanto, para gerenciar o tempo de um projeto, faz-se necessário dividi-lo em tarefas, que serão organizadas por meio de datas de início de prazos de conclusão, além do orçamento que compete a cada uma e da pessoa/equipe responsável por cada entrega.

Algumas observações fundamentais para gerenciar o tempo de um projeto:

1. Seja o mais preciso possível na estimativa de tempo. É bastante comum que alguns consultores e gestores de projetos queiram encantar o cliente oferecendo prazos muito apertados – e por vezes, irreais.
   Mas a melhor estratégia é ser o mais transparente possível e isso inclui um cronograma verossímil. Observe feriados, folgas e horários de expediente das pessoas envolvidas na execução dos processos, para fazer uma estimativa que não crie problemas mais adiante.
2. Nunca desenvolva o cronograma sozinho. Pelo mesmo motivo do item acima, quando organizar o planejamento temporal do projeto, revise-o o e valide-o junto aos contratantes e às equipes que irão executá-lo. Essa é a única forma de fazer um plano realista para todos os envolvidos.
3. Mantenha a comunicação aberta. A cada nova etapa do projeto, converse com as equipes envolvidas, com os líderes da organização e com o contratante. Assim, você terá certeza de que está comas expectativas alinhadas e, caso precise implementar uma mudança, será o mais breve possível, evitando atrasos.
4. Estabeleça uma linha de interdependências. Se uma tarefa depende de outra para ser concluída, especifique isso em seu plano e cronograma. Isso minimiza os riscos, garantindo um bom encadeamento dos processos.
5. Registre tudo. Para que seja possível manter os processos dentro dos prazos, é de suma importância que cada etapa, cada mudança e cada atualização sejam registradas. Para isso, utilize uma ferramenta que dê conta de juntar todas essas informações e que tenha gráficos e sistemas de visualização claros e intuitivos.

A melhor forma de planejar o gerenciamento de tempo de um projeto é através da elaboração de um cronograma. Este, normalmente, é ilustrado pelo gráfico de gantt:

Gerenciamento de Custos do Projeto

Esta área, como o nome já diz, abrange todos os custos do projeto. Aqui deverá ser elaborado um orçamento – o mais preciso e realista possível –, que inclua todo e cada investimento e recurso destinado para cada tarefa.

Uma vez que essa estimativa esteja elaborada, e validade pelo contratante, então ela será regularmente avaliada e monitorada, para que o projeto não extrapole o investimento acordado previamente.

Para isso, é importante que haja uma ferramenta que possibilite ao gerente de projeto estimar o orçamento geral, bem como monitorar periodicamente o uso dos recursos.

Gerenciamento de Qualidade do Projeto

Não importa quão rápido e barato um projeto fique, se a qualidade na execução não estiver garantida. É aí que entra o gerenciamento de qualidade, que se concentra em manter a integridade de um produto ou serviço, de acordo com as expectativas das partes envolvidas.

Trata-se, portanto, de aplicar procedimentos que estabeleçam um sistema de medida e comparação com um determinado padrão, o que reduzirá exponencialmente a chance de erros. O objetivo é fazer com que o produto ou serviço funcionem corretamente o tempo todo, independentemente das variáveis do projeto.

Para facilitar esse trabalho tão fundamental para o projeto, é interessante que haja uma ferramenta para monitorar cada fase, em tempo real, proporcionando um tempo de resposta e adaptação rápido.

Gerenciamento de Recursos Humanos do Projeto

Pode-se dizer que as pessoas da equipe são os recursos mais importantes na execução de um projeto – e é por isso mesmo que se costuma investir um tempo antes de colocar o projeto em prática para escolher a melhor equipe para implementação.

A essa área cabe, portanto, identificar as responsabilidades e competências de cada função, a fim de encontrar as pessoas adequadas para cada uma. Depois de formadas as equipes, desenvolvem-se as habilidades necessárias e a interação entre as pessoas envolvidas.

Por fim, é essencial que o gerente de projeto seja capaz de acompanhar o desempenho de cada time, para identificar se os papeis estão sendo cumpridos conforme planejado, resolver conflitos, fornecer feedback e, assim, assegurar o bom desempenho do projeto.

Gerenciamento de Comunicações do Projeto

A comunicação é o alicerce para o bom funcionamento de qualquer relacionamento ou parceria. Assim, o gerenciamento de comunicações é essencial para identificar as informações necessárias que precisam ser comunicadas e fazer com que todos os envolvidos estejam cientes delas e com as ideias alinhadas.

Para garantir uma comunicação eficiente entre as equipes, observe as técnicas abaixo:

• Inclua todas as informações essenciais em seu plano. Para que todos estejam cientes dos dados fundamentais do projeto, tais como metas, quem são os contratantes, quem são as equipes envolvidas, quais são o orçamento e recursos disponíveis e qual é o tempo estimado para conclusão.
• Estabeleça um cronograma para comunicações. Em que momento e com que frequência o gerente de projeto se comunicará com cada time? E isso será feito por meio de que procedimentos e /ou ferramentas? Essa é a melhor forma de manterá comunicação clara e fluente.
• Reduza as reuniões. Sim, reuniões presenciais podem tomar muito tempo e levar a discussões de assuntos menores. Se um e-mail resolve, não agende uma reunião. e, quando se fizer realmente necessário, envolva somente as pessoas que tomam decisões, mantendo as demais em operação.
• Mas não evite ouvir. Estabelecer um procedimento regular para comunicação e diminuir as reuniões não significa que o gerente de projeto estará fechado para as pessoas. Ao contrário, evitar as pessoas envolvidas é fugir da responsabilidade do projeto.
• Delegue tarefas. É impossível que o gerente de projetos consiga gerenciar cada uma das tarefas envolvidas no projeto pessoalmente e, ainda assim, cumprir um prazo saudável. É imprescindível confiar nas pessoas que foram escolhidas e destinadas para atuar na execução do projeto.
• Documente tudo. Registrar cada passo do projeto é a única forma de monitorar e avaliar o bom andamento dos processos e o alinhamento dos envolvidos. Por isso a importância de contar com uma ferramenta que documente quem, fez o quê, onde, quando, a que custo e por quê.

Gerenciamento de Riscos do Projeto

Todo projeto envolve riscos. E embora eles possam não ser inevitáveis, o gerenciamento de riscos os identifica, categoria e prioriza, a fim de preparar uma estratégia eficaz quando qualquer coisa sair diferente do planejado.

Aí que reside a importância de consolidar uma ferramenta que seja capaz de elencar os riscos possíveis, estimar a probabilidade de ocorrência e categorizar o impacto que eles terão sobre o projeto.

Com todos os possíveis riscos em mãos, é mais fácil planejar respostas caso eles aconteçam. Além disso, vale lembrar que os riscos também precisar ser revisados periodicamente, a fim de descobrir novas chances de erros bem como tirar da linha de frente aqueles que não caracterizam mais ameaça ao projeto.

Gerenciamento de Partes Interessadas do Projeto

As partes interessadas têm influência direta no progresso do projeto. Por isso, é fundamental que o gerente de projeto entregue relatórios regulares e ouça ativamente o feedback recebido. Para que isso funcione de maneira eficiente, observe as etapas a seguir:

1. Identifique as partes interessadas. São todas as pessoas afetadas pelo projeto, dentro da organização ou não – investidores, gestores, equipes de projeto, membros do conselho ou da diretoria, equipe de consultoria, entre outros.
2. Mapeie o grau de impacto sobre cada parte interessada. Qual é o interesse de cada parte no projeto e que influência elas têm sobre os resultados a serem alcançados? De acordo com a resposta a essas perguntas, as partes devem ser hierarquizadas.
3. Crie um plano para gerenciar as partes interessadas.  Isso inclui a definição quanto às comunicações, como visto acima, o que torna de suma importância que você tenha um   mecanismo que providencie comunicação e relatórios claros para todos os envolvidos.
4. Exercite a audição ativa. As partes interessadas oferecem feedback sobre o projeto. é importante que haja interesse real em entender o que eles estão dizendo e o que esperam do projeto. Isso não significa que elas estarão sempre certas, mas, sim, que você deve dar a devida atenção.
5. Desenvolva relatórios e dashboards. Para facilitar a comunicação com as partes interessadas, nada melhor do que ter uma ferramenta que consiga expor todos os dados importante dos projeto – como a planilha apresentada acima, com tabelas, gráficos e cálculos precisos e claros. Sua relação com as partes precisa se manter o mais positiva possível, para que essa seja uma parceria de sucesso duradoura!

Como se tornar um gerente de projetos?

Segundo o PMI, o gerente de projetos é um agente da mudança. Ele é apaixonado pelo desafio de promover o sucesso de uma organização através de seu trabalho. E, para ser bem-sucedido no gerenciamento de projetos, ele precisa de algumas habilidades e técnicas fundamentais. Vamos conferir?

Quais as habilidades necessárias para um gestor de projetos?

Liderança: o gerente de projetos é o responsável pela implementação do projeto do início ao fim. Para isso, ele precisa ser capaz de liderar uma equipe diversificada em direção ao resultado esperado, motivando, tomando decisões e resolvendo conflitos.

Comunicação: é necessário que o gerente de projetos consiga se expressar de maneira clara, tanto para que cada membro da equipe saiba o que tem de fazer, quanto para que as partes envolvidas se mantenham informadas sobre o andamento do projeto.

Organização: a única maneira de obter o resultado esperado é seguindo um plano. Esse plano exige que se cumpra um número certo de tarefas, dentro de prazos e orçamento específicos. A perda de qualquer detalhe de vista pode levar ao fracasso do empreendimento.

Controle emocional: todo projeto envolve riscos. É trabalho do gerente de projetos prevê-los, controlá-los e, caso virem problemas reais, resolvê-los. É impossível antecipar tudo, mas é necessário saber lidar com imprevistos e desafios quando eles aparecerem, sem perder o controle.

Negociação: um projeto envolve negociações o tempo todo, para discutir as demandas dos gestores – e confrontá-los diplomaticamente quando necessário –, bem como para resolver disputas e conflitos com e entre os membros da equipe.

Assertividade: é imprescindível que um gerente de projeto seja analista, objetivo e imparcial toda vez em que tiver de resolver uma situação. Ele precisa deixar suas opiniões pessoais e emoções de lado, e lidar simplesmente com dados e informações reais, decidindo o que for melhor para o projeto.

Paciência: além dos riscos envolvidos e do gerenciamento de conflitos, que já foram mencionados acima, a paciência é essencial simplesmente porque um projeto leva tempo. As coisas não acontecem da noite para o dia. E, além de saber disso para si mesmo, o gerente de projeto será quem terá de fazer todas as partes envolvidas entenderem isso também!

Ousadia: especialmente quando estamos falando de um consultor, é sabido que uma organização chama alguém de fora justamente quando não tem ideia do que precisa ser feito para mudar uma situação – ou então quando não tem coragem para fazê-lo! O gerente de projeto é justamente a pessoa ousada e corajosa o suficiente para dizer o que precisa ser dito e fazer o que precisa ser feito.

Quais são as melhores certificações para um gerente de projetos?

A maior associação sem fins lucrativos do mundo para gerenciamento de projetos é o PMI, citado anteriormente. O Project Management Institute oferece suporte para quase 3 milhões de gerentes de projetos no mundo todo.

O objetivo da associação é assegurar um padrão de qualidade para a profissão, por meio de programas de ensino, recursos acadêmicos e de mercado, pesquisas e certificações (oito no total), incluindo a Project Management Professional (PMP)^®, conhecida como “padrão ouro global”.

O seu PMI Standards Committee (comitê de padronização da instituição) também é responsável pela publicação do PMBOK®, ou Guide to the Project Management Body of Knowledge, o maior guia para gerenciamento de projetos – que serviu de base para este artigo, inclusive.

Project Management Professional (PMP)®

Exigida por empresa em todo o mundo, certifica que o gerente está pronto para gerenciar projetos de todos os tipos de demandas equipes. É baseada em padrões rigorosos de pesquisa e avaliação, para ir ao encontro das necessidades de qualquer organização. Os profissionais certificados pela PMP costumam ser reconhecidos por meio de carreira e salários acima de seus pares.

Guide to the Project Management Body of Knowledge PMBOK®

Trata-se de um guia considerado um divisor de águas no gerenciamento de projetos em todo o planeta e, por isso mesmo, está traduzido para 11 idiomas além do inglês (inclusive português).

Desenvolvido por experts da área e revisado pelo PMI, o guia oferece uma abordagem prática e completa com os melhores procedimentos mundialmente aceitos sobre gerenciamento de projetos.

Ferramentas para gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos é uma profissão que exige total organização, conhecimento e transparência desde seu planejamento até sua conclusão. Por isso, é fundamental que o gestor de projeto lance mão de algumas ferramentas que lhe permitam documentar e rastrear cada aspecto do projeto. As melhores opções são:

Planilha de Gerenciamento de Projetos do Prime

É o caminho mais acessível para quem está buscando um mecanismo simples, completo e intuitivo para o gerenciamento de projetos, inclusive possibilitando a gestão de múltiplos projetos ao mesmo tempo.

Basta preencher os principais dados do projeto, tais como etapas, prazos e custos. A planilha irá gerar relatórios e dashboards de controle automáticos, em cima das informações inseridas.

Ela conta com cadastro de projetos e consultores, controle de etapas e ações, com gastos e prazos (previstos e realizados), gráfico de Gantt (com análise semanal ou mensal), EAP (estrutura analítica de projeto), cronograma, análise de riscos etc.

Isso torna processo de gerenciamento de projetos padronizado, economizando tempo, salvando dados e informações importantes e encantando o cliente, que será capaz de acompanhar o andamento do projeto de maneira clara e concisa.

Microsoft Project

Essa solução da Microsoft pode ser utilizada dentro do navegador ou na área de trabalho, dependendo da opção escolhida.

Também permite documentação e acesso a diferentes projetos ao mesmo tempo, acompanhamento do fluxo de trabalho por meio de painéis de tarefas ou pelo Gráfico de Gantt, além de relatórios e mapas visuais.

O Project pode ser usando junto com o Microsoft Teams, o que possibilite que se trabalhe e conjunto com outros usuários, sejam gestores ou membros da equipe. E conta com mecanismos de agendamento e atribuição de tarefas a cada membro.

PlanHammer

Da mesma forma que o Microsoft Project, o PlanHammer também permite colaboração entre colegas de equipe, ao propor uma divisão de entregas e do trabalho em componentes menores, mais facilmente gerenciáveis.

Trata-se de uma ferramenta que pode ser expandida ou colapsada de acordo com a necessidade do gestor, podendo ser exibida em forma de listas com subtarefas ou separadamente.

O fluxo do PlanHammer pode ser visualizado e compartilhado online ou impresso, em diferentes visualizações, incluindo por diagramas ou gráfico de Gantt.

Project Builder

Esse software propõe uma maneira simples e estruturada de gerenciar projetos, com informações em tempo real da evolução das atividades e da produtividade da equipe.

É bastante interessante para quem trabalha em sistema colaborativo, porque promove o gerenciamento de recursos, informações e atividades entre todos os membros de um grupo, com alertas do que precisa ser feito e quando.

É a sua vez!

Você já tem toda a base fundamental para entender do que se trata o gerenciamento de projetos, incluindo habilidades, certificações e ferramentas necessárias para que um gerente de projetos seja bem-sucedido.

Agora, é a sua vez de aplicar o conhecimento adquirido e desenvolver seus projetos de consultoria empresarial com precisão, agilidade e destreza, a fim de promover as mudanças e obter os resultados pretendidos por seus clientes, criando parcerias de sucesso e de longa data!