O gráfico de Gantt (ou diagrama de Gantt) é uma ferramenta visual muito utilizada para fazer o controle de cronogramas e gerenciamento de projetos como um todo.
Essa é uma das maneiras que existem de criar o cronograma de um projeto de consultoria. Nesse caso, o foco está relacionado ao controle dos prazos de cada uma das etapas desse projeto.
O que é um gráfico de gantt
Na essência esse diagrama é um gráfico de barras que ilustra o cronograma do projeto dividido entre as suas etapas e o prazo de tempo necessário para executar cada uma delas.
Usar o gráfico de Gantt é uma das maneiras mais úteis de mostrar as atividades que precisam ser gerenciadas em um cronograma de projeto.
Cada etapa (ou atividade) é representada por uma barra onde sua posição e comprimento refletem a data de começo, duração e término, permitindo que você visualize de uma única vez:
- Todas as etapas do projeto
- Quando essas etapas começam e terminam
- O prazo de execução de cada uma das etapas
- Quais etapas devem ser feitas de maneira concomitante
- A interdependência entre etapas
- Os responsáveis por cada etapa
- As datas de início e de fim do projeto
Origem do gráfico de Gantt
A “primeira versão” do diagrama de Gantt era conhecida como Harmonograma (Harmonogram) e foi inventado pelo polônes Karol Adamiecki (1866-1933) no final do século XIX e início do século XX.
Esse novo controle dos diferentes tipos de cronogramas de maneira visual gerou melhorias de resultados entre 100% e 400% em oficinas, fábricas, na agricultura e na mineração.
Esse era o modelo visual do Adamiecki e caso você queira conhecer um pouco mais dessa história, eu recomendo o artigo do PMI sobre o Harmongrama.
Continuando com a história, um pouco depois dessa primeira ferramenta visual de criação e controle de cronogramas, entre 1910 e 1915, surgiu um novo gráfico (bem mais simples) desenvolvido por Henry Gantt (1861-1919).
As primeiras aplicações do gráfico de Gantt foram feitas em papel, o que resultava em uma série de alterações ocasionadas por mudanças nos cronogramas.
A partir da década de 80, com a criação dos computadores pessoais foi possível ver uma evolução no uso para a criação do diagrama de Gantt com uma facilidade maior para edição, ajustes e gerenciamento de projetos.
Para que serve o gráfico de gantt
O diagrama de Gantt serve como uma ferramenta visual que vai te ajudar na criação do cronograma de um projeto.
Se esse for um tópico que você sinta dificuldade, indico esses artigos que escrevemos de como criar e do que é composto um cronograma de projetos.
Dividir etapas do cronograma em tarefas simples
Da mesma forma que você pode usar o gráfico de Gantt para dividir um projeto maior em etapas, também é possível dividir uma etapa em atividades simples que precisam ser executadas.
Veja um exemplo que fiz usando um dos slides da apresentação de Diagnóstico Empresarial que desenvolvemos.
Nele eu peguei o gráfico que já existia de percentual e fiz algumas edições criando toda a divisão de atividades do diagrama de Gantt:
Acompanhar o andamento do projeto
Além da análise por etapas, quando falamos de gerenciamento de projetos, se torna essencial acompanhar a execução de cada uma das atividades que fazem parte da etapa em questão.
Um sistema de cores pode indicar o que já foi feito e está dentro do prazo (em verde) e você poderia usar outras cores (como o vermelho para indicar atrasos).
Dessa forma, conseguirá ter certeza que a excução do prazo combinado não está fugindo das suas mãos.
Mostrar responsáveis, prazos e relação entre atividades
O gráfico de Gantt ainda serve para mostrar de maneira clara quem é o responsável por cada uma das tarefas e o prazo de cada uma delas.
Apesar de parecer óbvio que do dia 5 até o dia 6 só temos um dia de prazo para fazer a tarefa em questão, para projetos maiores, com diversas datas diferentes, essa noção pode ficar um pouco mais complexa e ter o dado visualmente fácil de se ver pode ajudar muito.
Um outro fator essencial do diagrama de Gantt é mostrar de maneira clara a relação entre as atividades. No meu exemplo, a compilação da matriz SWOT só pode ser feita após cada uma das atividades anteriores serem completadas.
Como fazer o gráfico de gantt
Se você fez os passos acima e já tem o seu projeto de consultoria organizado, com etapas e tarefas definidas, seus prazos, responsáveis e identificou a relação entre elas, pode colocar a mão na massa e construir o gráfico de Gantt que será responsável pelo gerenciamento do seu projeto.
Gráfico de gantt no Excel
Eu sou um apaixonado pelo Excel (se você não me conhece ainda, sou o responsável pelas planilhas do LUZ Prime). Acredito que essa é uma das melhores maneiras de se fazer um diagrama de Gantt, tanto pela flexibilidade que o Excel te dá, como pela acessibilidade que a ferramenta tem.
Se você não manjar muito de como mexer no Excel, a LUZ tem uma planilha pronta de gerenciamento de projetos que já gera o gráfico de Gantt e te permite controlar bem esse tipo de cronograma.
Uma coisa legal do Excel é a facilidade para gerar um gráfico de Gantt em PDF a partir da impressão da aba selecionada.
Caso você goste de explorar o Excel, é possível criar o seu digrama de Gantt por lá. Como é um processo que envolve uma série de passos, não vou explorar ele nesse post, mas te indico esse post do TechTudo que explica.
Gráfico de gantt no PowerPoint
Como eu te mostrei mais acima, é possível e viável usar o PowerPoint como ferramenta para criar e controlar o seu cronograma. Basta usar algumas formas retangulares e ajustar a quantidade de etapas.
No exemplo abaixo (onde usei a nossa apresentação de Diagnóstico Empresarial como base e fiz uma série de modificações no slide) coloquei etapas concomitantes, uso da cor verde para atividades concluídas, da cor vermelha para uma atividade atrasada e uma linha pontilhada cinza para indicar em que momento estamos.
O único cuidado que você deve ter em relação ao uso do PPT é a limitação de espaço de um slide. Em casos onde você precise fazer divisões maiores, pode usar um slide por etapa ou mesmo usar uma fonte menor.
Uma dica útil é usar transições que dêem ideia de continuidade entre os slides da sua apresentação com o diagrama de Gantt.
Gráfico de Gantt online
Se você não se dá bem com o pacote Office, uma alternativa é usar uma ferramenta para criar um gráfico de gantt online.
Nesse caso, a grande maioria das soluções são softwares pagos que dependem de uma avaliação pessoal para entender se ele é adequeado ou não para a sua necessidade.
Uma possibilidade que me agradou em alguns testes que eu fiz foi o uso do Canva, um software de design que tem uma usabilidade boa e alguns modelos do diagrama de gantt online prontos para serem usados, veja:
A única grande limitação é que como são modelos prontos, a estrutura é um pouco fixa às 5 semanas que você visualiza na imagem acima. Até é possível trocar para meses, adicionar ou remover uma ou mais colunas, mas nesse caso, o processo de ajuste já começa a ficar um pouco mais chato e complexo.
Gráfico de gantt no MS Project
Uma outra alternativa é criar o cronograma do seu projeto com um gráfico de gantt no MS Project (programa do pacote Office). Esse é um software específico para o desenvolvimento e gerenciamento de projetos. Abaixo você consegue ver um exemplo:
Eu já usei por muito tempo essa ferramenta para criar os meus cronogramas e para apresentar esse diagrama de gantt aos meus clientes na tentativa de tangibilizar um pouco mais as etapas do projeto.
Mas sendo bem sincero, eu acho que ela possui uma complexidade bem maior do que a necessária para organizar e gerenciar um projeto de consultoria.
Conclusão
O gráfico de Gantt é uma das melhores ferramentas para o controle de cronogramas, etapas e atividades de projetos. Independentemente da forma escolhida para usar, se você quer ter a gestão de um projeto na palma da sua mão, deve recorrer a essa possibilidade.
Se tiver ficado com alguma dúvida sobre o uso do diagrama de Gantt basta me falar aqui embaixo nos comentários.
